5 Motivos Para Trocar o Relógio de Ponto Físico Pelo Ponto Eletrônico Digital

*Atualizado em Fevereiro de 2026

Você ainda depende de um relógio de parede para controlar a jornada da sua equipe?

Vamos ser diretos: se sua empresa ainda usa um relógio de ponto físico pregado na parede, você está pagando mais caro, trabalhando mais e correndo mais riscos do que deveria.

Não é exagero. Aquele equipamento que parecia moderno quando foi instalado agora é uma âncora. Ele trava, precisa de manutenção, não funciona para quem trabalha externo e, toda vez que a fiscalização bate na porta, seu RH precisa correr para extrair arquivos por uma porta USB enquanto torce para estar tudo em ordem.

Enquanto isso, a legislação brasileira evoluiu. A Portaria MTP nº 671/2021 criou o REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa) — uma categoria que permite que o controle de ponto seja feito 100% por software, na nuvem, pelo celular do próprio colaborador. Sem hardware dedicado, sem manutenção física, sem dor de cabeça.

É exatamente isso que a UsePonto faz. E neste artigo, vamos mostrar 5 motivos concretos para você fazer essa troca — com dados reais, legislação verificada em fontes oficiais e as funcionalidades específicas que tornam essa migração não apenas possível, mas vantajosa desde o primeiro dia.

Antes de tudo: o que a lei exige da sua empresa?

Com a Lei 13.874/2019 (Lei da Liberdade Econômica), o Art. 74 da CLT foi atualizado. Hoje, empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas por lei a manter registro de entrada e saída dos trabalhadores.

Mas mesmo que sua empresa tenha menos de 20 colaboradores, ignorar o controle de ponto é arriscado. A Súmula 338 do TST determina que empresas com mais de 10 empregados que não apresentarem registros de jornada terão presunção relativa de veracidade da jornada alegada pelo empregado em processos trabalhistas. Traduzindo: se o funcionário disser que fazia 4 horas extras por dia e você não tiver como provar o contrário, a Justiça pode aceitar a versão dele.

A Portaria 671/2021 define três tipos de registradores eletrônicos de ponto permitidos:

Tipo O que é Precisa de acordo coletivo? Precisa de hardware?
REP-C Relógio de ponto físico (convencional) Não Sim
REP-A Sistema alternativo (hardware + software) Sim, obrigatório Depende
REP-P Software/aplicativo na nuvem Não Não

A UsePonto opera como REP-P, com registro no INPI, o que significa conformidade permanente sem depender de acordo coletivo ou equipamento físico.

Agora sim, vamos aos 5 motivos.

1. Redução real de custos — e não estamos falando só do equipamento

Quando se fala em custo do relógio de ponto físico, a maioria pensa apenas no preço do aparelho. Mas o custo verdadeiro vai muito além:

Custos visíveis do relógio físico:

  • Equipamento: R$ 1.500 a R$ 5.000 por unidade (REP-C homologado pelo INMETRO)
  • Bobinas de papel para comprovantes
  • Manutenção técnica periódica
  • Substituição quando estraga (e estraga)

Custos invisíveis que ninguém contabiliza:

  • Horas do RH conferindo registros manualmente
  • Riscos de passivos trabalhistas por registros inconsistentes
  • Multas por não conformidade — que podem chegar a R$ 4.000 por trabalhador, dobradas em caso de reincidência

Com a UsePonto, o investimento é previsível e acessível:

Plano Colaboradores Valor mensal Por funcionário
Starter Até 10 R$ 49,90 ~R$ 4,99
Essencial Até 25 R$ 89,90 ~R$ 3,60
Professional Até 50 R$ 129,90 ~R$ 2,60
Business Até 100 R$ 179,90 ~R$ 1,80
Enterprise 100+ Sob consulta Personalizado

Sem taxas escondidas, sem fidelidade, sem multa de cancelamento. Todas as funcionalidades incluídas em todos os planos — a única diferença é o limite de colaboradores.

Na ponta do lápis: uma empresa com 25 funcionários investe R$ 89,90/mês na UsePonto. Uma única multa trabalhista evitada de R$ 4.000 já paga mais de 3 anos de sistema. E isso sem contar a economia de horas do RH — que facilmente passa de 18 horas/mês quando comparado ao fechamento manual.

2. Manutenção zero vs. manutenção constante

Relógios de ponto físicos são máquinas. E máquinas quebram.

O leitor biométrico para de funcionar. A impressora de comprovantes trava. O equipamento não liga depois de uma queda de energia. E cada vez que isso acontece, você precisa chamar um técnico, esperar a visita, pagar o reparo e lidar com o período em que os colaboradores ficam sem poder registrar o ponto.

Com o ponto digital, esse problema simplesmente não existe.

A UsePonto é 100% na nuvem, com 99,9% de disponibilidade. Atualizações de segurança e conformidade legal são aplicadas automaticamente — incluindo adequações às portarias atualizadas (1.486/2022, 3.717/2022, 4.198/2022 e 2.420/2023). Não há equipamento para quebrar, bobina para repor ou técnico para chamar.

E se o colaborador perder a conexão com a internet no momento da marcação? A UsePonto funciona em modo offline — registra a marcação localmente e sincroniza automaticamente assim que a conexão for restabelecida.

Resultado prático: seu RH para de gastar tempo resolvendo problemas de equipamento e passa a focar no que realmente importa — gestão de pessoas.

3. Mobilidade para equipes externas, híbridas e remotas

Esse é talvez o motivo mais decisivo para a maioria das empresas que fazem a troca.

O relógio de ponto físico só funciona no local onde está instalado. Ponto final. Se sua empresa tem vendedores externos, equipes de campo, motoristas, técnicos de manutenção ou qualquer colaborador que não trabalha exclusivamente dentro das quatro paredes da empresa, o relógio de parede é uma limitação real.

Com a UsePonto, o colaborador registra o ponto de qualquer lugar — usando o celular, tablet ou computador que já possui. E a empresa mantém total controle:

  • reconhecimento facial com inteligência artificial: o colaborador olha para a câmera e a marcação é registrada em menos de 2 segundos. Isso elimina completamente o "ponto amigo" — aquele problema clássico de um funcionário registrar o ponto no lugar de outro.

  • Geolocalização em tempo real: a localização do colaborador é registrada junto com cada marcação. A empresa sabe exatamente de onde o ponto foi batido, com coordenadas GPS.

  • Cerca virtual (geofencing): configure um perímetro geográfico permitido para marcação. Se o colaborador tentar bater o ponto fora da área autorizada, o sistema alerta o gestor.

Na prática: um técnico de campo bate o ponto do canteiro de obras pelo celular. O motorista registra a saída da garagem. O vendedor externo marca o início da jornada do cliente. E o gestor acompanha tudo em tempo real pelo painel — sem ligar, sem cobrar, sem desconfiar.

4. Escalabilidade sem investir em hardware

Sua empresa está crescendo? Com o relógio de ponto físico, crescer significa comprar mais equipamentos. Abriu uma filial? Novo relógio. Contratou mais 20 pessoas? Fila no equipamento. Expandiu para outra cidade? Logística de instalação, manutenção remota, mais custos.

Com a UsePonto, escalar é mudar de plano. Literalmente.

Passou de 10 para 25 colaboradores? Migre do Starter para o Essencial. Abriu uma filial em outra cidade? Adicione a nova empresa no painel — a UsePonto tem gestão multi-empresa com isolamento total de dados, onde cada empresa tem seu CNPJ, colaboradores, turnos e configurações independentes, tudo gerenciado a partir de um único painel centralizado.

Funcionalidades de escalabilidade da UsePonto:

  • Multi-empresa: gerencie matriz e filiais a partir de uma única conta
  • Isolamento total: dados de cada empresa são completamente separados (CNPJ, colaboradores, turnos, AFD/AEJ)
  • Painel centralizado: alterne entre empresas com um clique
  • Sem limite de dispositivos: qualquer celular, tablet ou computador com câmera serve como ponto

Para escritórios de contabilidade e empresas de BPO, essa funcionalidade é transformadora. Em vez de gerenciar sistemas diferentes para cada cliente, tudo fica em um lugar só — com a capacidade de gerar AFD e AEJ de qualquer empresa em segundos.

Esse motivo sozinho já justifica a troca.

Quando um Auditor-Fiscal do Trabalho solicita documentação de ponto, ele espera receber arquivos em formatos específicos definidos pela Portaria 671/2021. Com o relógio de ponto físico, você precisa extrair dados pela porta USB, processá-los em um software separado (o PTRP), gerar os arquivos e torcer para que esteja tudo correto. É um processo demorado, propenso a erros e estressante.

Com a UsePonto, a documentação fiscal é gerada instantaneamente:

  • AFD (Arquivo Fonte de Dados): registros brutos de todas as marcações, com NSR (Número Sequencial de Registro) sequencial, assinatura CAdES e integridade garantida por CRC-16 e SHA-256. Imutável, auditável e conforme o Anexo I da Portaria 671.

  • AEJ (Arquivo Eletrônico de Jornada): arquivo processado com tratamentos de ponto, horas extras, banco de horas e justificativas. Substituiu os antigos AFDT e ACJEF desde novembro de 2023. A UsePonto, como PTRP (Programa de Tratamento de Registro de Ponto), gera o AEJ automaticamente conforme o Anexo VI da Portaria 671.

  • Espelho de Ponto: relatório individual de cada colaborador com todas as marcações do período, obrigatório para todos os modelos de REP.

Além dos documentos fiscais, a UsePonto aplica automaticamente as validações exigidas pela CLT a cada marcação:

  • Intervalo mínimo de 1 minuto entre marcações (evita duplicações)
  • Sequência cronológica das marcações
  • Limite de 2 horas extras por dia
  • Intervalo intrajornada (mínimo 1h para jornadas acima de 6h)
  • Intervalo interjornada de 11 horas
  • Alerta de marcações em feriados e DSR
  • Controle de adicional noturno (22h às 5h, com hora ficta de 52min30s)

O resultado: quando a fiscalização chegar, você abre o sistema, gera os documentos com dois cliques e entrega tudo no formato exigido. Sem desespero, sem correria, sem multa.

Perguntas que toda empresa faz antes de migrar

"Minha empresa é pequena. Preciso mesmo disso?"

Se você tem pelo menos 1 funcionário registrado, já tem obrigações trabalhistas. O plano Starter custa R$ 49,90/mês — menos que um almoço de equipe. E pode evitar passivos trabalhistas de dezenas de milhares de reais. Além disso, a Súmula 338 do TST afeta empresas a partir de 10 empregados.

"Quanto tempo leva para configurar?"

Menos de 5 minutos. A UsePonto é 100% na nuvem, sem instalação de equipamento. Cadastre sua empresa, convide os colaboradores e comece a registrar. O onboarding guiado facilita cada etapa.

"Meus funcionários vão aceitar?"

A experiência para o colaborador é simples: abrir o app, olhar para a câmera e pronto. Sem senha para decorar, sem crachá para carregar, sem fila no relógio. Funciona em qualquer celular com câmera — Android ou iPhone.

"E se eu já tiver dados de outro sistema?"

A UsePonto suporta importação de AFD com detecção automática de formato, validação dos dados e preview antes de confirmar a importação. Seus registros históricos são preservados.

"E a LGPD? Os dados biométricos ficam seguros?"

Sim. A UsePonto opera com criptografia de ponta a ponta, controle granular de acesso baseado em perfis (RBAC), auditoria completa de todas as operações e servidores certificados no Brasil. A conformidade com a LGPD é nativa do sistema, não um complemento.

"E se a internet cair?"

A UsePonto funciona em modo offline. A marcação é registrada localmente no dispositivo e sincronizada automaticamente quando a conexão for restabelecida. O colaborador nunca fica impedido de bater o ponto.

"O relógio de ponto físico (REP-C) é ilegal?"

Não. O REP-C continua sendo uma opção legal válida. A questão não é legalidade — é praticidade, custo e adequação à realidade da sua empresa. O REP-C exige hardware homologado pelo INMETRO, manutenção física, extração manual de dados e funciona apenas no local onde está instalado. Para a maioria das empresas, especialmente as que têm equipes externas ou múltiplas unidades, o REP-P é simplesmente a escolha mais inteligente.

Comparativo direto: relógio de ponto físico vs. UsePonto

Critério Relógio de Ponto Físico (REP-C) UsePonto (REP-P)
Investimento inicial R$ 1.500 a R$ 5.000 por unidade R$ 0 (sem hardware)
Custo mensal Manutenção + bobinas + técnico A partir de R$ 49,90
Instalação Técnico especializado 5 minutos, 100% online
Manutenção Frequente (peças, bobinas, reparo) Zero — tudo na nuvem
Equipes externas Impossível Celular com geolocalização
Reconhecimento facial Alguns modelos (custo extra) Incluído em todos os planos
Acordo coletivo Não necessário Não necessário
Geração de AFD/AEJ Manual (USB + software externo) Automática com 2 cliques
Multi-empresa Um equipamento por local Painel único centralizado
Escalabilidade Comprar mais equipamento Mudar de plano
LGPD Responsabilidade do operador Conformidade nativa
Modo offline Funciona sem internet Funciona offline com sync
Tempo de implantação Dias a semanas 5 minutos

A troca não é uma tendência — é uma necessidade

O mercado de controle de ponto no Brasil está migrando rapidamente para soluções digitais. A criação do REP-P pela Portaria 671/2021 foi um reconhecimento formal de que o futuro do registro de jornada é digital, em nuvem e acessível pelo dispositivo que todo trabalhador já carrega no bolso.

Empresas que insistem no relógio de ponto físico não estão apenas gastando mais — estão acumulando riscos: multas por não conformidade com formatos atualizados, passivos trabalhistas por registros inconsistentes e ineficiência operacional que drena tempo e dinheiro do RH todo mês.

A UsePonto existe para resolver isso de forma simples, acessível e em conformidade permanente com a legislação brasileira. Com reconhecimento facial antifraude, geolocalização, gestão multi-empresa e geração automática de documentos fiscais, ela transforma o controle de ponto de um problema mensal em um processo invisível e confiável.

Próximo passo

A UsePonto oferece 15 dias grátis, sem cartão de crédito, com todas as funcionalidades liberadas. Tempo suficiente para cadastrar sua empresa, registrar marcações reais com reconhecimento facial, gerar relatórios e até um AFD de teste.

Se não fizer sentido para sua empresa, é só não renovar. Sem fidelidade, sem multa, sem burocracia.

Mas depois de experimentar a diferença entre correr atrás de papéis e ter tudo pronto com dois cliques, é difícil voltar para o relógio de parede.

Teste grátis por 15 dias — sem cartão de crédito

Referências legais

Artigo elaborado com base em legislação oficial (gov.br, planalto.gov.br) e funcionalidades reais da plataforma UsePonto. Informações legais são de caráter informativo e não substituem consultoria jurídica especializada.