Introdução

No fechamento mensal de ponto, o DP muitas vezes precisa justificar ajustes — justificar uma inclusão de marcação, registrar uma marcação desconsiderada ou explicar movimentação no banco de horas — mantendo rastreabilidade para uma eventual fiscalização. É nesse momento que o Arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ) vira documento-chave: ele contém o resultado do processo de tratamento das marcações e permite que o RH explique por que a jornada apresentada ao fechamento difere do conjunto bruto de carimbos registrado no REP/AFD.

Resposta direta

O AEJ (Arquivo Eletrônico de Jornada) é o arquivo gerado pelo programa de tratamento de registro de ponto que consolida a jornada tratada do período, conforme o leiaute do Anexo VI da Portaria MTP nº 671/2021 (com atualizações). Ele complementa, sem alterar, o Arquivo Fonte de Dados (AFD): o AFD guarda as marcações originais; o AEJ registra as decisões do tratamento (inclusões, desconsiderações, ausências, banco de horas) com códigos de fonte e motivos para manter a rastreabilidade.

Por que entender a diferença entre AFD e AEJ importa no fechamento

AFD e AEJ aparecem juntos no processo de fechamento porque têm papéis distintos

  • AFD (Arquivo Fonte de Dados): contém as marcações originais do REP/REP-P, preservadas como prova. Não se deve alterar esse arquivo.
  • AEJ (Arquivo Eletrônico de Jornada): resultado do programa de tratamento de ponto. Agrupa jornada tratada, registra inclusões e desconsiderações com indicativos (fonteMarc, tpMarc, motivo, seqEntSaida) e deve seguir o leiaute do Anexo VI da Portaria.
    No fechamento, o RH cruza AFD x AEJ para: confirmar integridade das marcações originais, validar motivos das inclusões/desconsiderações, registrar responsáveis pelas decisões e garantir evidência para o espelho de ponto. Entender a diferença evita ajustes “por cima” que apaguem histórico e cria a trilha necessária para auditoria trabalhista.

O que o AEJ traz: campos e significado prático

O Anexo VI (AEJ) define registros e campos que o DP deve conhecer. Alguns pontos práticos extraídos do leiaute

  • Registro tipo "01" (Cabeçalho): traz identificação do empregador (CNPJ/CPF), razão social, período coberto (dataInicialAej e dataFinalAej), dataHoraGerAej (quando o AEJ foi gerado) e versaoAej (ex.: "001"). Esses campos ajudam a vincular o AEJ ao período de fechamento.
  • Registro tipo "02" (REPs utilizados): lista os identificadores de REP presentes no AEJ.
  • Fonte das marcações (campo fonteMarc): códigos usados no AEJ para explicar origem da marcação. Valores que aparecem no leiaute incluem
  • "O": marcação original do REP (vem do AFD)
  • "I": marcação incluída manualmente (inclusão feita durante o tratamento)
  • "P": marcação pré-assinalada
  • "X": ponto por exceção
  • "T": outras fontes de marcação
  • Tipo de marcação (tpMarc): geralmente indica entrada (E), saída (S) ou desconsiderada (D).
  • Quando tpMarc é "D" ou fonteMarc é "I", o campo motivo é e deve registrar por que a marcação foi incluída ou desconsiderada. Isso é essencial para o DP provar a motivação do ajuste.
  • Outros campos úteis: seqEntSaida (sequência do par entrada/saída), codHorContratual (código do horário contratual, quando a primeira entrada tem seqEntSaida = 1), idtVinculoAej (identificador de vínculo quando existem múltiplos vínculos), e registros de ausência/banco de horas (tipo "07").
  • Formato: o AEJ deve ser texto ASCII (ISO 8859-1), cada linha é um registro, com campos separados por "|" e final de linha CR+LF — atenção: o formato é parte da exigência técnica do Anexo VI.

Quando e por que o AEJ mostra inclusões (I) ou desconsiderações (D)

O AEJ é a saída do programa de tratamento de ponto, cuja função é complementar omissões, sinalizar marcações indevidas ou registrar movimentações do banco de horas (Art. 83 da Portaria). Tipos comuns de ocorrência no fechamento

  • Falta de marcação: o sistema pode registrar inclusão manual (fonteMarc = "I") para completar a jornada, desde que haja justificativa registrada no campo motivo.
  • Marcações indevidas: marcação considerada inválida aparece como tpMarc = "D" (desconsiderada) com motivo informado.
  • Banco de horas: movimentações de crédito/debito aparecem em registros específicos (tipo "07").
    Em todos os casos, o AEJ deve explicitar a origem e o motivo da alteração. Isso permite que o RH justifique o fechamento sem alterar o AFD — mantendo a prova original intacta.

Como o DP deve revisar o AEJ no fechamento sem alterar as marcações originais

Passos práticos para revisão do AEJ pelo DP/RH

  1. Abrir e identificar o cabeçalho (tipo "01"): confirme dataInicialAej, dataFinalAej, dataHoraGerAej, CNPJ/CPF e versaoAej — validam que o arquivo corresponde ao período que você está fechando.
  2. Cruzar AFD x AEJ: verifique que todas as marcações originais do AFD estão representadas como fonteMarc = "O" no AEJ. Ausências ou divergências devem constar com motivo.
  3. Conferir inclusões (fonteMarc = "I"): para cada inclusão, confirme se o campo motivo está preenchido e se existe documentação interna que sustente a inclusão (comunicado do gestor, atestado, registro em sistema de ocorrências).
  4. Checar desconsiderações (tpMarc = "D"): confirme motivo e responsável pelo tratamento. Exemplos: marcação duplicada, marcação fora do turno (prova com código de REP e timestamp).
  5. Validar seqEntSaida e codHorContratual: garanta que a primeira entrada do dia (tpMarc = "E" e seqEntSaida = 1) tenha código de horário contratual quando exigido pelo leiaute.
  6. Verificar registros de ausência/banco de horas (tipo "07"): confirme datas e minutos (qtMinutos) lançados e se estão de acordo com acordos coletivos ou registros internos.
  7. Preservar arquivos originais: não edite o AFD. Toda retificação deve ser registrada no AEJ com fonte e motivo. Se precisar corrigir dados por erro no REP, registre como ocorrência administrativa e documente a ação.
  8. Assinatura digital e integridade: confirme presença da assinatura digital quando o leiaute exigir, e mantenha cópias do AEJ e do AFD com logs de geração (dataHoraGerAej) para auditoria.
    Exemplo prático 1 — Falha de marcação
    Cenário: colaborador esqueceu de registrar saída em 15/05/2026. O AFD trará a entrada pela manhã e nenhuma saída.
    No AEJ gerado pelo sistema de tratamento, aparece uma marcação com fonteMarc = "I", tpMarc = "S", motivo = "saída incluída por falta de registro - justificativa anexada". O DP deve
  • Conferir justificativa (e-mail do gestor / declaração do colaborador / sistema de ocorrência);
  • Manter AFD intacto;
  • Registrar no fechamento referência ao AEJ que documenta a inclusão.
    Exemplo prático 2 — Marcações duplicadas ou indevidas
    Cenário: REP registrou duas entradas em sequência por falha técnica. A lógica do tratamento desconsiderou uma delas.
    No AEJ constará tpMarc = "D" para a marcação inválida e o motivo. O DP deve anexar evidência técnica (log do REP, relatório de sincronização) e registrar no espelho que houve desconsideração, sem alterar o AFD.

Como avaliar na prática: critérios objetivos para aceitar um AEJ no fechamento

Quando estiver avaliando um AEJ antes de fechar o mês, use critérios claros

  • Identificação do período e empregador: cabeçalho (tipo "01") com dataInicialAej/dataFinalAej e CNPJ/CPF corretos.
  • DataHoraGerAej plausível: geração do AEJ feita após o tratamento e antes do fechamento.
  • Presença dos REPs: registro tipo "02" lista os REPs utilizados no período.
  • Fonte das marcações coerente: a maioria das marcações deve ter fonteMarc = "O"; eventuais "I" ou "D" devem ter motivo.
  • Motivos documentados: todo registro com fonteMarc = "I" ou tpMarc = "D" deve ter motivo no campo motivo; esse motivo deve ter suporte documental (atestado, comunicação do gestor, ordem de serviço).
  • Consistência do banco de horas: registros tipo "07" devem apresentar qtMinutos coerente e respaldo em acordos/autorizações.
  • Integridade de formato: arquivo em ASCII (ISO 8859-1), delimitadores "|", CR+LF ao final de linhas e sem linhas em branco — conforme Anexo VI.
  • Assinatura digital (quando aplicável): presença do bloco de assinatura que garanta integridade do AEJ.
    Se um critério falhar, documente a não-conformidade e solicite ajuste do tratamento antes de confirmar o fechamento.

Onde a UsePonto entra

A UsePonto organiza marcações e relatórios, incluindo AFD e AEJ, como parte do fluxo de ponto eletrônico conforme a Portaria 671/2021. Importante destacar que

  • A UsePonto gera ou organiza AFD e AEJ somente quando a implementação real confirmar o fluxo. Ou seja, a geração do AEJ depende da configuração e ativação do programa de tratamento no ambiente do cliente.
  • A plataforma ajuda a preservar marcações originais: marcações registradas pelo REP aparecem como fonteMarc = "O" e não devem ser descritas como alteráveis. O AEJ documenta as decisões de tratamento sem apagar o AFD.
    Na prática, a UsePonto oferece recursos que facilitam o fechamento do mês: relatórios que mostram AFD x AEJ lado a lado, campos de motivo para inclusões/desconsiderações e exportação dos arquivos no leiaute previsto pela Portaria. Para detalhes sobre conformidade técnica e operacional, consulte o guia da Portaria 671/2021 e o conteúdo técnico relacionado em nosso blog.
    Links úteis internos
  • Guia mais profundo sobre AFD e AEJ: https://useponto.com.br/blog/afd-aej-ponto-eletronico
  • Orientações sobre a Portaria MTP nº 671/2021: https://useponto.com.br/portaria-671-2021
  • Página principal de controle de ponto: https://useponto.com.br/controle-de-ponto
    (Lembre-se: quando houver dúvida jurídica ou necessidade de validar um procedimento com base em acordo coletivo, busque orientação jurídica ou do sindicato — a aplicação técnica do AEJ não substitui validação normativa.)

Perguntas frequentes (FAQ)

1) O AEJ substitui o AFD?

Não. O AEJ documenta o tratamento da jornada, mas o AFD continua sendo a prova das marcações originais. O AEJ complementa o AFD sem substituir ou apagar registros do AFD.

2) Quem pode incluir marcações no AEJ como fonteMarc = "I"?

A inclusão é feita pelo programa de tratamento de ponto (geralmente operado pelo software de gestão de ponto). No AEJ, inclusões precisam do campo motivo preenchido. No processo interno, recomenda-se que cada inclusão tenha responsável e documentação comprobatória.

3) Posso alterar a AFD se houver erro no relógio?

Não. AFD contém registros originais do REP. Correções devem ser tratadas via AEJ (inclusões/desconsiderações) e com registro de ocorrência administrativa. Em casos extremos que exijam alteração do equipamento, documente o motivo e mantenha trilha de evidência.

4) O que checar primeiro ao receber um AEJ para fechamento?

Verifique o cabeçalho (periodicidade e CNPJ), confirme que as marcações originais aparecem como fonteMarc = "O", valide motivos para "I" ou "D", e confirme consistência com o banco de horas e acordos coletivos.

Conclusão e próximo passo

No fechamento mensal, o AEJ é o documento que permite ao DP justificar ajustes sem perder rastreabilidade. A rotina recomendada é sempre cruzar AFD x AEJ, exigir motivo documentado para inclusões/desconsiderações e manter registros digitais do processo de tratamento (dataHoraGerAej, versão do leiaute e assinatura quando houver). Se o seu fluxo ainda mistura edições diretas em planilhas ou altera registros de fonte, reavalie o procedimento para preservar o AFD e gerar AEJ conforme a Portaria.
Como próximo passo operacional: verifique hoje mesmo o último AEJ do período que você fecha e compare 10 amostras aleatórias com o AFD correspondente para confirmar que fonteMarc, tpMarc e motivo estão coerentes. Se houver dúvidas sobre a interpretação de campos técnicos ou necessidades de ajuste no sistema, consulte o material da Portaria 671/2021 e os guias de tratamento do seu fornecedor.
Observação final: este conteúdo explica aspectos técnicos e operacionais com base na Portaria MTP nº 671/2021 e atualizações pertinentes. Quando necessário, valide procedimentos específicos com orientação jurídica ou normativa interna antes de adotar mudanças que afetem acordos coletivos ou políticas internas.